Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen und Positionen

Zahlen Sie monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten, muss der Vermieter darüber jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Die Abrechnung muss Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 endet die Frist also am 31.12.2026.

Entscheidend ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Absenden. Verzögert sich die Zustellung bei der Post, geht das zulasten des Vermieters (BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08). Kommt die Abrechnung zu spät, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Das gilt nur dann nicht, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben muss er Ihnen trotzdem auszahlen, denn das Gesetz schließt nur Nachforderungen aus.

Die Frist wahrt nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Sie muss mindestens eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und, soweit nötig, die Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen enthalten (BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15). Ob Ihre Abrechnung diese Angaben enthält, kann der Checker nicht prüfen.

Gerechnet wird nach §§ 187 und 188 BGB: Endet der Zeitraum am 14.03.2026, endet die Frist am 14.03.2027. Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt es sich nach verbreiteter Ansicht auf den nächsten Werktag (§ 193 BGB). Der Checker berücksichtigt dafür die Feiertage Ihres Bundeslands.

Weil jährlich abzurechnen ist, darf der Abrechnungszeitraum höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen; häufig läuft er zum Beispiel vom 1. Juli bis zum 30. Juni.

Der BGH hat eine einmalige einvernehmliche Verlängerung gebilligt, die der Umstellung auf das Kalenderjahr dient (BGH, Urteil vom 27.07.2011 – VIII ZR 316/10). Eine Verlängerung, der Sie nicht zugestimmt haben, ist davon nicht gedeckt. Der Checker meldet deshalb jeden Zeitraum, der länger als zwölf Monate ist. Ob Sie einer Umstellung zugestimmt haben, kann er nicht wissen.

Ein kürzerer Zeitraum kann zulässig sein, etwa bei einer Umstellung. Ziehen Sie während des Jahres ein oder aus, bleibt der Abrechnungszeitraum in der Regel das ganze Jahr. Auf Sie entfällt dann nur der Anteil für Ihre Mietzeit.

Betriebskosten tragen Sie nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Dafür genügt nach dem BGH schon die Formulierung, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt; eine Liste muss nicht beiliegen (BGH, Urteil vom 10.02.2016 – VIII ZR 137/15). Welche Kosten dazugehören, regelt die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV), unter anderem:

• Grundsteuer (Nr. 1), Wasser und Abwasser (Nr. 2 und 3),
• Heizung und Warmwasser (Nr. 4 bis 6), Aufzug (Nr. 7),
• Straßenreinigung und Müllabfuhr (Nr. 8), Gebäudereinigung (Nr. 9), Gartenpflege (Nr. 10),
• Allgemeinstrom (Nr. 11), Schornsteinreinigung (Nr. 12), Gebäudeversicherungen (Nr. 13),
• Hauswart (Nr. 14), Gemeinschaftsantenne (Nr. 15), Waschküche (Nr. 16).

Sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV) sind eine Ausnahme: Sie müssen im Mietvertrag einzeln genannt sein (BGH, Urteil vom 10.02.2016 – VIII ZR 137/15). Beim Hauswart dürfen Kosten für Reparaturen, Schönheitsreparaturen und Verwaltung nicht enthalten sein (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

Haben Sie eine Pauschale vereinbart, wird über die kalten Betriebskosten nicht abgerechnet; die Abrechnungspflicht gilt nur für Vorauszahlungen (§ 556 Abs. 2 und 3 BGB). Bei einer Inklusivmiete ist gar keine Umlage vereinbart. Heiz- und Warmwasserkosten können trotzdem nach Verbrauch abzurechnen sein, weil die Heizkostenverordnung dem Vertrag vorgeht (§ 2 HeizkostenV).

Keine Betriebskosten sind Verwaltungskosten und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Diese Kosten trägt der Vermieter selbst, auch wenn sie in der Abrechnung stehen. Der Checker bewertet typische Positionen so:

Kabelfernsehen: Die laufenden Grundgebühren für Kabelanschlüsse durften nur bis zum 30.06.2024 als Betriebskosten umgelegt werden (§ 2 Nr. 15 Buchst. b BetrKV). Für spätere Zeiträume sind sie nicht mehr umlagefähig. Umfasst Ihr Abrechnungszeitraum beide Zeiten, zeigt der Checker, für wie viele Tage die Kosten noch umgelegt werden durften. Bei Anlagen, die ab dem 01.12.2021 errichtet wurden, gelten die Buchstaben a und b nicht mehr (§ 2 Satz 2 BetrKV).

Bei einer zentralen Heizung müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest zum Beispiel nach der Wohnfläche (§ 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). In bestimmten älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung und überwiegend gedämmten Leitungen sind 70 Prozent vorgeschrieben (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Mehr als 70 Prozent nach Verbrauch sind nur zulässig, wenn das vertraglich vereinbart ist (§ 10 HeizkostenV).

Rechnet der Vermieter entgegen diesen Regeln nicht nach Verbrauch ab, dürfen Sie Ihren Anteil an diesen Kosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Ausnahmen gelten in der Regel im Zweifamilienhaus, in dem der Vermieter selbst wohnt (§ 2 HeizkostenV), und in den Fällen des § 11 HeizkostenV.

Nicht fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Fehlt eine vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung oder fehlen die Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV, können Sie um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV).

Wird mit Gas, Öl oder anderen Brennstoffen geheizt, für die ein CO₂-Preis anfällt, trägt der Vermieter einen Teil dieser Kosten. Das gilt für Abrechnungszeiträume, die am oder nach dem 01.01.2023 beginnen (§ 11 Abs. 2 CO2KostAufG). Maßgeblich ist der CO₂-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, gerundet auf eine Nachkommastelle (§ 5 Abs. 1 CO2KostAufG). Der Wert wird in eine Tabelle mit zehn Stufen eingeordnet (Anlage zum CO2KostAufG); bei kürzeren Abrechnungszeiträumen werden die Grenzwerte anteilig gekürzt (§ 5 Abs. 1 Satz 4 CO2KostAufG):

Die Heizkostenabrechnung muss Ihren Anteil an den CO₂-Kosten, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlt das, dürfen Sie Ihren Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG). Heizen Sie selbst, etwa mit einer Gasetagenheizung, erstattet Ihnen der Vermieter seinen Anteil; den Anspruch müssen Sie innerhalb von zwölf Monaten nach der Abrechnung Ihres Lieferanten in Textform geltend machen (§ 6 Abs. 2 CO2KostAufG).

Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB). Das gilt nach der Rechtsprechung auch für den Einwand, eine Kostenart sei im Mietvertrag gar nicht vereinbart (BGH, Urteil vom 10.10.2007 – VIII ZR 279/06). Der Checker rechnet die Frist taggenau ab dem Zugang (§§ 187, 188 BGB) und nennt Ihnen bei einem Fristende am Wochenende den früheren Tag.

Sie können Einsicht in die Belege verlangen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Seit 2025 darf der Vermieter die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Grundlage ist auch die Pflicht zur Rechenschaft mit Vorlage der Belege (§ 259 BGB). Die Einsicht umfasst die Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 09.12.2020 – VIII ZR 118/19) und die Verbrauchswerte anderer Nutzer, ohne dass Sie ein besonderes Interesse darlegen müssen (BGH, Urteil vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17). Das Schreiben des Checkers enthält eine solche Bitte.

Eine feste gesetzliche Zahlungsfrist für die Nachzahlung oder das Guthaben gibt es nicht. Auch eine Prüffrist von 30 Tagen steht nicht im Gesetz. Ist keine Zeit bestimmt, kann eine Leistung grundsätzlich sofort verlangt werden (§ 271 Abs. 1 BGB).

Solange der Vermieter eine berechtigt verlangte Belegeinsicht verweigert, müssen Sie eine Nachzahlung nach der Rechtsprechung nicht leisten (BGH, Urteil vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17; BGH, Urteil vom 09.12.2020 – VIII ZR 118/19). Zahlen Sie unstreitige Beträge trotzdem rechtzeitig, um Streit zu vermeiden, und lassen Sie strittige Punkte prüfen. Für Fragen zur Kündigung oder Mieterhöhung helfen der Kündigungsfrist-Rechner Mietvertrag und der Mieterhöhungs-Checker.