Arbeitszeugnis anfordern oder berichtigen lassen: Musterbrief 2026

Wer als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer ausscheidet, kann ein schriftliches Zeugnis verlangen (§ 109 Abs. 1 Satz 1 GewO). Das gilt auch für Teilzeit und Minijob. Das Gesetz unterscheidet zwei Arten:

• Einfaches Zeugnis: Es enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (§ 109 Abs. 1 Satz 2 GewO).
• Qualifiziertes Zeugnis: Es beurteilt zusätzlich Leistung und Verhalten. Der Arbeitgeber muss es nur ausstellen, wenn Sie es verlangen (§ 109 Abs. 1 Satz 3 GewO).

Für andere Gruppen gelten eigene Vorschriften:

Auszubildenden müssen Ausbildende bei Beendigung von sich aus ein Zeugnis ausstellen (§ 16 Abs. 1 Satz 1 BBiG). Es enthält Art, Dauer und Ziel der Ausbildung und die erworbenen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten. Angaben über Verhalten und Leistung kommen nur auf Verlangen hinein (§ 16 Abs. 2 BBiG). Im öffentlichen Dienst muss sich das Endzeugnis immer auch auf Führung und Leistung erstrecken (§ 35 Abs. 1 TVöD). Für Selbstständige in einem dauernden Dienstverhältnis gilt § 630 Satz 1 bis 3 BGB; sind sie in Wahrheit Arbeitnehmer, gilt § 109 GewO (§ 630 Satz 4 BGB).

Wenn Sie nicht wissen, welches Zeugnis Sie brauchen: Für Bewerbungen ist in der Regel ein qualifiziertes Zeugnis sinnvoll. Der Generator schlägt es deshalb vor.

Ein Zwischenzeugnis bekommen Sie während eines laufenden Arbeitsverhältnisses. Ein ausdrücklicher gesetzlicher Anspruch fehlt. Die Rechtsprechung leitet ihn aus der vertraglichen Nebenpflicht des Arbeitgebers ab, wenn Sie einen triftigen Grund haben (§ 242 BGB).

Als triftiger Grund anerkannt sind zum Beispiel:

• das Ausscheiden Ihrer oder Ihres direkten Vorgesetzten, wenn Sie ihr oder ihm mehrere Jahre unterstellt waren (BAG, Urteil vom 01.10.1998 – 6 AZR 176/97, zu einer Tarifregel wie § 35 Abs. 2 TVöD),
• eine berufliche Neuorientierung oder Bewerbung; konkrete Bewerbungen mussten in dem Fall nicht offengelegt werden (LAG Köln, Urteil vom 04.03.2026 – 5 SLa 495/25, nicht rechtskräftig).

Auch eine Versetzung, eine Umstrukturierung oder eine längere Unterbrechung wie die Elternzeit können ausreichen. Ob Ihr Grund trägt, entscheidet sich im Einzelfall. Der Brief nennt den Grund deshalb ausdrücklich.

Im öffentlichen Dienst ist der Anspruch tariflich geregelt: Aus triftigen Gründen können Beschäftigte ein Zwischenzeugnis verlangen (§ 35 Abs. 2 TVöD). Bei bevorstehender Beendigung gibt es zusätzlich ein vorläufiges Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit (§ 35 Abs. 3 TVöD).

Ein Zwischenzeugnis hat später Gewicht. Der Arbeitgeber ist für das Endzeugnis grundsätzlich an seinen Inhalt gebunden. Abweichen darf er nur, wenn Ihre späteren Leistungen oder Ihr späteres Verhalten das rechtfertigen (BAG, Urteil vom 16.10.2007 – 9 AZR 248/07).

Das Zeugnis ist grundsätzlich schriftlich zu erteilen (§ 109 Abs. 1 Satz 1 GewO). Schriftlich heißt: auf Papier und eigenhändig unterschrieben (§ 126 Abs. 1 BGB). Steht im Zeugnis eine bestimmte Person als Ausstellerin oder Aussteller, muss diese Person selbst unterschreiben (BAG, Urteil vom 21.09.1999 – 9 AZR 893/98). Verwendet der Arbeitgeber im Geschäftsverkehr Firmenbögen und ist das in der Branche üblich, gehört auch das Zeugnis auf diesen Bogen (BAG, Urteil vom 03.03.1993 – 5 AZR 182/92).

Seit 2025 darf das Zeugnis auch elektronisch erteilt werden, aber nur mit Ihrer Einwilligung (§ 109 Abs. 3 GewO). Dasselbe gilt für Auszubildende (§ 16 Abs. 1 Satz 2 BBiG) und für Dienstverhältnisse nach § 630 Satz 3 BGB. Die elektronische Form verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB). Eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Form nicht.

Im Generator wählen Sie, ob Ihnen ein elektronisches Zeugnis recht ist. Der Brief enthält dann Ihre Einwilligung mit der passenden Vorschrift. Wählen Sie Papier, bittet der Brief um ein eigenhändig unterschriebenes Zeugnis auf dem Geschäftsbogen. Im öffentlichen Dienst spricht § 35 TVöD nur von einem schriftlichen Zeugnis. Wählen Sie dort im Zweifel die Papierform.

Ein Zeugnis muss klar und verständlich sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die erkennbare Aussage treffen (§ 109 Abs. 2 GewO). Ist das Zeugnis falsch, unvollständig oder formal fehlerhaft, können Sie verlangen, dass der Arbeitgeber es berichtigt.

Bei der Note kommt es auf die Beweislast an:

• Bessere Note als befriedigend: Sie müssen Tatsachen vortragen und im Streitfall beweisen, die eine bessere Bewertung tragen (BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13).
• Schlechter als befriedigend: Der Arbeitgeber muss die unterdurchschnittliche Bewertung darlegen und beweisen (BAG, Urteil vom 14.10.2003 – 9 AZR 12/03).

Welche Note in Ihren Formulierungen steckt, zeigt der Zeugnis-Decoder.

Einen Schlusssatz mit Dank und guten Wünschen können Sie nicht erzwingen (BAG, Urteil vom 11.12.2012 – 9 AZR 227/11). Der Brief formuliert diesen Punkt deshalb als Bitte. Hat der Arbeitgeber aber bereits eine solche Formel verwendet, darf er sie nicht streichen, nur weil Sie eine Berichtigung verlangen (BAG, Urteil vom 06.06.2023 – 9 AZR 272/22).

Zwei weitere Regeln schützen Sie: Verlangen Sie die Berichtigung rechtzeitig, trägt das berichtigte Zeugnis das ursprüngliche Ausstellungsdatum (BAG, Urteil vom 09.09.1992 – 5 AZR 509/91). Teile, die Sie nicht beanstandet haben, darf der Arbeitgeber ohne neue Umstände nicht verschlechtern (BAG, Urteil vom 21.06.2005 – 9 AZR 352/04).

§ 109 GewO nennt keine Frist, bis wann das Zeugnis fertig sein muss. Der Anspruch entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Im öffentlichen Dienst sind Zeugnisse unverzüglich auszustellen (§ 35 Abs. 4 TVöD). Eine klare Frist im Brief zeigt dem Arbeitgeber, bis wann Sie mit dem Zeugnis rechnen.

Der Generator schlägt 14 Tage ab dem Datum Ihres Schreibens vor. Sie können zwischen 7 und 30 Tagen wählen. Fällt das Fristende auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen bundesweiten Feiertag, nennt der Brief den nächsten Werktag (§ 193 BGB).

Regionale Feiertage, die nur in einzelnen Bundesländern gelten, verschieben das Fristende im Generator nicht. Fällt die Frist auf einen solchen Tag, weist der Generator darauf hin. Liegt der Sitz Ihres Arbeitgebers in diesem Land, endet die Frist erst am nächsten Werktag (§ 193 BGB). Planen Sie außerdem die Postlaufzeit ein. Ihr Schreiben wird erst wirksam, wenn es beim Arbeitgeber ankommt (§ 130 Abs. 1 BGB). Wählen Sie deshalb einen Versandweg, mit dem Sie den Zugang belegen können.

Der Anspruch auf ein Zeugnis oder seine Berichtigung kann verloren gehen. Dafür gibt es drei Wege:

1. Verjährung: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB).
2. Ausschlussfristen: Arbeits- und Tarifverträge enthalten oft viel kürzere Fristen. In einem vorformulierten Arbeitsvertrag muss eine solche Frist mindestens drei Monate betragen (BAG, Urteil vom 28.09.2005 – 5 AZR 52/05). Im TVöD und im TV-L verfallen Ansprüche, die nicht innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit geltend gemacht werden (jeweils § 37 Abs. 1).
3. Verwirkung: Wer lange nichts unternimmt und so beim Arbeitgeber den Eindruck weckt, nichts mehr zu verlangen, kann seinen Anspruch auch ohne Frist verlieren. Das BAG hat das bei einem Anspruch auf Ergänzung des Zeugnisses nach zehn Monaten Untätigkeit angenommen (BAG, Urteil vom 17.02.1988 – 5 AZR 638/86).

Ihr Schreiben kann zugleich eine Ausschlussfrist wahren, wenn es rechtzeitig zugeht und die dort verlangte Form einhält. Prüfen Sie deshalb Ihren Arbeits- oder Tarifvertrag. Wenn eine Frist läuft, verlassen Sie sich nicht allein auf den Rechner. Handeln Sie früher und lassen Sie die Frist prüfen.

Das Zeugnis ist grundsätzlich eine Holschuld. Sie müssen es also beim Arbeitgeber abholen. Zusenden muss der Arbeitgeber es nur im Einzelfall, etwa wenn die Abholung für Sie unzumutbar aufwendig wäre (BAG, Urteil vom 08.03.1995 – 5 AZR 848/93).

Der Brief bittet deshalb höflich darum, das Zeugnis zuzusenden oder einen Abholtermin zu nennen. Viele Arbeitgeber schicken das Zeugnis ohnehin per Post. Bewahren Sie das Original sorgfältig auf und geben Sie für Bewerbungen nur Kopien heraus.

Verstreicht die Frist ohne Zeugnis oder ohne Berichtigung, können Sie Ihren Anspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen. Vor dem Arbeitsgericht dürfen Sie sich in der ersten Instanz selbst vertreten (§ 11 Abs. 1 ArbGG). Die Kosten für einen eigenen Anwalt trägt dort in der ersten Instanz jede Seite selbst, auch wenn sie gewinnt (§ 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG).

Gerade bei einer Berichtigung der Note lohnt sich vorher eine Beratung. Ob Sie die bessere Note mit Tatsachen belegen können, ist die entscheidende Frage. Eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann Ihr Zeugnis und Ihre Unterlagen prüfen. Wenn Ihr Arbeitsverhältnis gekündigt wurde, prüfen Sie außerdem die Kündigungsfrist und eine mögliche Abfindung.